PROCEDURES DE TRAITEMENT DES DEMANDES D’AUTORISATION D’EXPLOITATION DES RESEAUX INDEPENDANTS (FREQUENCES)
- Le dépôt du dossier de demande
Toute demande d’autorisation d’exploitation de réseaux indépendants (Fréquence) est soumise au dépôt d’un dossier constitué de :
- une demande d’autorisation adressée au Directeur Général de l’Autorité de Régulation ;
- un formulaire de demande dûment rempli et accompagné de toutes les pièces justificatives (Voir annexe 3).
Le dépôt du dossier de demande d’autorisation d’exploitation de réseaux indépendants s’effectue en 3 exemplaires dont une version électronique au « Guichet demandes d’autorisations » de l’Autorité de Régulation après paiement des frais de dossiers à la caisse.
- La réception du dossier
Le Guichet demandes d’autorisations :
- s’assure de la présence des pièces exigées ;
- renseigne la fiche de conformité en un original (Voir en annexe 3) ;
- enregistre la demande et remet l’original de la fiche de conformité au demandeur si le dossier est complet en conservant une copie ;
- enregistre la demande et retourne le dossier au demandeur s’il est incomplet, accompagné de la fiche avec indication des pièces manquantes.
La délivrance de la fiche de conformité de dossier n’intervient que si le dossier comporte l’ensemble des pièces et informations exigées.
Lorsque le dossier présenté est complet, le Guichet demandes d’autorisations le transmet au secrétariat central au plus tard le jour ouvré suivant.
Le secrétariat central enregistre le dossier et le transmet au Directeur Général.
En cas de réception d’information complémentaire, le guichet demandes d’autorisations le transmet au secrétariat central au plus tard le jour ouvré suivant, avec copie aux directions chargées de la réglementation et des études techniques.
A la réception du dossier de demande, le Directeur Général l’affecte à la DJPC, au CRF et à la DIRS pour des études réglementaires et techniques.
- L’étude du dossier
L’Autorité de Régulation dispose, conformément aux textes en vigueur, d’un délai de quarante-deux (42) jours calendaires pour étudier le dossier de demande et notifier sa réponse au demandeur. Ce délai court à compter de la date de remise ou d’envoi de la fiche de conformité au demandeur sans compter les délais supplémentaires de demande de compléments d’informations.
L’étude du dossier de demande s’effectue à deux (2) niveaux :
- l’analyse administrative et réglementaire (DJPC)
- l’analyse technique (CRF+DIRS).
L’étude du dossier effectuée à la DJPC et à la CRF est sanctionnée par des rapports d’étude.
Avant de procéder à la rédaction du rapport, la CRF, après l’analyse de la ressource conformément au PNAF effectue une visite de validation du site d’émission en vue de s’assurer de l’inexistence de risque de brouillage futur.
A la réception du rapport d’analyse, de la CRF en collaboration avec la DIRS pour les nouvelles demandes, la DJPC procède à la synthèse des deux analyses et envoi un rapport à la direction générale pour avis.
- La décision d’autorisation
- En cas de refus d’autorisation, le Directeur Général instruit la DJPC qui :
- prépare un projet de courrier de refus d’autorisation ;
- transmet le courrier au Directeur Général pour notification au demandeur et aux différents services ayant intervenus dans le processus pour en tenir compte en cas de demande révisée.
- En cas d’avis favorable de la direction générale, les documents d’autorisation sont préparés par la DJPC et un rapport est envoyé à la direction financière pour facturation.
A la réception de la facture signée, le secrétariat central la traite et l’envoi au demandeur pour paiement.
Après paiement, la comptabilité informe la DJPC par une copie du récépissé de paiement qui envoie les documents d’autorisation à la signature du Directeur Général.
A la réception des projets de cahier de charges et de décisions d’autorisation et d’assignation des ressources, la Direction Générale :
- transmet le cahier des charges au demandeur pour signature ;
- signe le cahier des charges (déjà signé par le demandeur) et les décisions d’autorisation et d’assignation de ressources ;
- transmet les documents signés au demandeur ;
- transmet copies des documents signés aux directions chargées de la réglementation, des réseaux et services et des finances et au guichet demandes d’autorisations.
A la réception des copies des documents signés :
- la direction chargée des études techniques met à jour la base des réseaux et services autorisés ;
- la direction chargé de la réglementation met à jour le registre des communications électroniques ;
- la direction chargée des finances met à jour la base des clients facturés ;
- le guichet demandes d’autorisation enregistre les informations relatives aux décisions et ferme le ticket.